Effektives Zeitmanagement

„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zuviel Zeit, die wir nicht nutzen.“ Dieses Zitat schnappte ich kürzlich in einer internen Schulung zum Thema Zeitmanagement auf. Da mich das Thema persönlich schon seit einiger Zeit interessiert, kam mir die Idee, dazu einen Artikel zu verfassen. In diesem Beitrag möchte ich die Grundsätze des effektiven Zeitmanagements vorstellen und Aspekte hervorheben, die dabei von größter Relevanz sind. Im Verlauf dieses Artikels möchte ich klären, was Zeitmanagement bedeutet, welche Vorteile es bietet und nicht zuletzt, wie optimiertes Zeitmanagement in der Praxis aussieht.

Effektives Zeitmanagement: Definition

Ein effektives Zeitmanagement soll dabei helfen, alle Aufgaben und Vorhaben in der zur Verfügung stehenden, begrenzten Zeit zu erledigen. Dies gelingt durch eine sorgfältige Planung und Organisation der anstehenden Aufgaben, damit diese so produktiv wie möglich erledigt werden können.

Optimiertes Zeitmanagement hilft dabei,

• eine gute Übersicht über zu erledigende Tätigkeiten zu bekommen,
• Prioritäten konsequent setzen zu können,
• mehr Freiraum und damit gute Voraussetzungen für Kreativität zu schaffen,
• mehr Freizeit zu gewinnen,
• Stress zu reduzieren, als Folge größerer Freiräume und mehr Freizeit,
• gesetzte Ziele konsequent und systematisch zu verfolgen und zu erreichen.

Zeitdiebe erkennen und eliminieren

Jeder von uns hat seine ganz persönlichen Zeitdiebe. Zeitdiebe sind Störungen und Unterbrechungen, die uns Zeit rauben, indem sie uns von unserer Arbeit ablenken oder abhalten. Sie kosten uns Zeit, bringen uns aber nicht voran. Beispiele für solche Störfaktoren kennt wohl jeder:

• Das Telefon klingelt und reißt mich aus meiner Konzentration.
• Kollegen lenken ab, häufig mit Nichtigkeiten.
• Unnötig lange, ineffektive Meetings halten mich von wichtigen Aufgaben ab.
• Fehlende Prioritäten verleiten mich dazu, mich auf viele Aufgaben gleichzeitig zu stürzen.
• Es kommt immer etwas Unvorhergesehenes dazwischen.
• Papierkram und Korrespondenz kommen mir kontinuierlich in die Quere.
• Ich kann einfach nicht NEIN sagen und übernehme häufig Aufgaben von/für Kollegen.

Es ist wichtig, dass wir solche Zeitfresser ausfindig machen und aus dem Weg räumen bzw. möglichst stark reduzieren. Denn bereits diese Maßnahme spart uns enorm viel Zeit ein, sofern sie konsequent durchgeführt wird. Ein bewährtes Vorgehen, um seine persönlichen Zeitdiebe zu erkennen, stellt die Mind-Map-Methode dar. Dabei werden sämtliche Ideen und Gedanken zu einem Thema übersichtlich strukturiert und visualisiert. Konkret heißt das, wir müssen alle Aktivitäten, die Zeit in Anspruch nehmen, in einer Mind Map erfassen und dabei alle Zeitdiebe hervorheben, um sie klar und deutlich wahrzunehmen. Die Vorteile der Mind-Map-Methode gegenüber anderen Verfahren liegen darin, dass hierbei der Funktionsweise des Gehirns Genüge getan wird. Beide Gehirnhälften werden gleichermaßen aktiviert: die linke, für Sprache, Logik, Analyse zuständige Gehirnhälfte, sowie die rechte, bildliche und kreative Hälfte. Hat man seine Zeitdiebe auf diese Weise visualisiert, kann man diese gezielt ausschalten.

Ziele setzen und erreichen

Die beste Zeitplanung nützt nichts, wenn man keine konkreten Ziele formuliert. Denn erst durch definierte Ziele lassen sich Maßnahmen und damit auch der Zeitaufwand messen und bewerten. Bei der Definition von Zielen ist es wichtig, sich Klarheit zu verschaffen. Dazu gehört ein zeitlicher Rahmen, Maßnahmen zur Zielerreichung sowie erste Aktionsschritte. Die Planung sollte stets schriftlich festgehalten werden. Abschließend wird der Prozess einer Erfolgskontrolle unterzogen und neu evaluiert. Bei großen Projekten/Aufgaben bietet sich die sog. Salami-Taktik an. Bei dieser wird das Gesamtprojekt in kleine Teilaktivitäten zerlegt und Schritt für Schritt abgearbeitet. Zum einen fühlt man sich dadurch nicht von der Größe der Aufgabe erschlagen, zum anderen erfreut man sich an dem kontinuierlichen Fortschritt, der sich durch das Abschließen der einzelnen Schritte bemerkbar macht.

Bei der Festlegung der vorzunehmenden Maßnahmen empfiehlt es sich, das Pareto-Prinzip (auch als 80:20-Regel bekannt) zu berücksichtigen. Dieses Prinzip besagt, dass häufig 20 Prozent der eingesetzten Zeit und Energie 80 Prozent des Ergebnisses erzielen. Umgekehrt bedeutet es, dass 80 Prozent meiner Maßnahmen lediglich 20 Prozent des gewünschten Ergebnisses erbringen.

Die Zeitplanung

Allgemeine Erfahrungen zeigen, dass der zeitliche Mehraufwand, den eine gründliche Zeitplanung verursacht, im Endeffekt eine Zeitersparnis des gesamten Prozesses zur Folge hat. D. h., die für die Planung aufgewendete Zeit wird durch die Zeitersparnis mehr als kompensiert. Die folgende Anekdote bringt es auf den Punkt:
Ein Mann sägt mit stumpfer Säge einen Baum. Ein Spaziergänger beobachtet das Spektakel und fragt: „Warum schärfst du deine Säge nicht? Dann fiele dir die Arbeit leichter und du könntest mehr Bäume sägen.“ Darauf erwidert der sägende Mann: „Ich habe keine Zeit, meine Säge zu schärfen, ich muss doch sägen!“
Sorgfältig planen bedeutet vor allem auch schriftlich zu planen. Zum einen entlastet man somit sein Gedächtnis und verliert nicht die Ziele und Maßnahmen aus den Augen. Gleichzeitig hat man damit automatisch eine Dokumentation der geleisteten Arbeit.
Bei der Zeitplanung empfiehlt es sich, mit der Tagesplanung zu beginnen. Ein Tag ist die kleinste zeitliche Einheit eines ausgereiften Zeitplans. Die Planung einzelner Tage bietet den Vorteil, dass man jeden Tag neu planen kann und durch „schlechte“ Tage nicht komplett aus der Bahn geworfen wird. Um nicht Gefahr zu laufen, den Tag unrealistisch zu verplanen und mit zu vielen Aufgaben zu überfrachten, hat sich bei der Tagesplanung die sog. ALPEN-Methode etabliert.

A – Aufgaben, Aktivitäten, Termine aufschreiben

In Form einer einfachen To-do-Liste alle Aufgaben und Termine des Tages festhalten. Auch Unerledigtes vom Vortag wird hier aufgenommen.

L – Länge schätzen

Den Zeitbedarf einer jeden Aufgabe möglichst realistisch abschätzen. Hierbei auf Erfahrungswerte zurückgreifen.

P – Pufferzeit einplanen

Pufferzeiten für Unvorhergesehenes nach der 60:40-Regel einteilen. Diese Regel besagt, dass man 60 Prozent des Tages fest für Aufgaben verplanen und die restlichen 40 Prozent für Eventualitäten reservieren sollte.

E – Entscheidungen treffen

Vorgenommene Aufgaben priorisieren, gegebenenfalls delegieren und notfalls streichen.

N – Nachkontrolle

Am Ende des Tages eine Kontrolle der vorangegangenen Punkte durchgeführen. Erkenntnisse aus dieser Reflexion in die zukünftige Planung einfließen lassen. Unerledigte Aufgaben in die Planung des nächsten Tages übernehmen.

Prioritäten setzen

Für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist es wichtig, anfallende Aufgaben priorisieren und delegieren zu können. Eine bewährte Vorgehensweise bei der Priorisierung von Aufgaben stellt das Eisenhower-Prinzip dar. Bei dieser Methode werden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert und entsprechend gehandhabt.

Hat man seine Aufgaben priorisiert, empfiehlt es sich, diese entsprechend der Leistungskurve zu terminieren, damit man die leistungsstärksten Zeiten nicht für weniger wichtige Aufgaben „verschwendet“. Diese Leistungskurve bildet die Leistungsfähigkeit eines Menschen im Verlauf eines Tages ab.

Nach diesem Leistungsverlauf ist es sinnvoll, hoch priorisierte Aufgaben in die Morgenstunden zu legen, Routinetätigkeiten hingegen möglichst während des Mittagstiefs zu erledigen.

Fazit

Ich persönlich bin davon überzeugt, dass ein aktives Zeitmanagement mit all seinen Prinzipien und Methoden den Arbeitsalltag signifikant erleichtern kann. Doch der Erfolg effektiven Zeitmanagements steht und fällt mit der konsequenten Umsetzung und Einhaltung der hier vorgestellten Maßnahmen und Methoden. Es reicht leider nicht, ein, zwei Ratgeber zum Thema gelesen und verstanden zu haben. Nach meiner Erfahrung zeigt bereits die Umsetzung der ersten Schritte deutliche Erfolge. Das Erkennen und Reduzieren der Zeitdiebe sowie das Erstellen von realistischen Tagesplänen hat sich bei mir sehr schnell positiv bemerkbar gemacht.

Wie sieht’s bei euch aus? Habt ihr vielleicht gute Erfahrungen mit bestimmten Techniken des Zeitmanagements gemacht? Lasst uns gerne an eurem Erfahrungsschatz teilhaben und postet in den Kommentaren!

Wir wünschen eine durchgeplante und stressfreie Woche,
Andreas und die SEO Trainees