Blogparade: „Getting Things Done“ – SEO-Trainees im Kampf gegen Chaos und Zeit

Wir folgen dem Aufruf von Peer Wendiger und beteiligen uns an der Blogparade zum Thema Zeitmanagement. Dieses ist uns natürlich kein Fremdwort, sitzt uns die Zeit im Agenturalltag doch beinahe täglich im Nacken. Im Folgenden möchten wir euch zeigen, wie man seine bösen Geister bekämpfen kann, um den perfekten Arbeitstag zu schaffen. Das vorweg – besiegen werden wir sie nicht! 😉

Zeitmanagement – Wichtiger Schritt zum perfekten Tag

Oh Gott, oh Gott! So viel zu erzählen und so wenig Zeit, wo fange ich nur an. Ein aussichtsloser Kampf. Aber nur scheinbar. Struktur ist gefragt! Organisation muss her! Glücklicherweise gibt es Methoden, die dabei helfen, Zeit und Aufgaben besser einzuteilen. Eine dieser Methoden ist die von Peer Wendiger bereits angesprochene Methode von David Allen – „Getting Things Done“ (GTD), die sich in jeden Arbeitsalltag einbetten lässt. Sie bildet das Gerüst des perfekten Tages.

Die GTD-Methode ist eine Form des Selbstmanagements. Durch das Fokussieren auf anstehende Aufgaben und kontinuierliche übersichtliche Ablage in einer festen Struktur wird zielgerichtetes Arbeiten möglich. Die Methode organisiert den gesamten Tagesablauf und zielt darauf ab, Arbeitsabläufe zu strukturieren und entsprechenden sinnvollen Kategorien zuzuordnen (Kontextlisten), Ideen festzuhalten und zu klassifizieren. Dadurch wird ein effektiveres Arbeiten ermöglicht. Der Terminkalender, der die Knotenpunkte der Planung wiedergibt, ist fester Bestandteil der GTD-Methode. Ergänzend werden Listen angelegt, die sowohl die langfristigen Ziele, als auch die Routinetätigkeiten beinhalten. Aufgaben, die längere Zeit in Anspruch nehmen und mehr als eine Handlung beinhalten, werden als Projekte eingestuft. Dabei wird immer schon der Folgeschritt definiert, um Stillstand zu vermeiden.

Zu Beginn der Methode müssen alle Aufgaben vollständig erfasst werden. Dazu nutzt man Hilfsmittel wie Diktiergeräte, Stift und Papier etc., die den persönlichen Vorlieben entsprechen. Vor der Bearbeitung werden alle Aufgaben bewertet:

• Worum geht es?
• Was muss getan werden?

Alles, was weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt, wird direkt bearbeitet. Was lediglich delegiert werden muss, wird sofort weitergeleitet, um den Arbeitsfluss zu erhalten. Alle anderen Aufgaben werden eingeteilt in Termine, Aufgaben und Projekte. Besteht kein direkter Handlungsbedarf, gibt es drei Verfahrensmöglichkeiten: Unwichtiger oder nicht länger relevanter Input kann gelöscht werden. Bei manchen Aufgaben/Inhalten macht es Sinn diesen zu terminieren und sie mit einiger zeitlicher Distanz erneut zu betrachten. Andere Inhalte bilden Referenzmaterial, das nur an der richtigen Stelle abgelegt werden muss.

Vor Aufnahme einer neuen Tätigkeit ist diese aus vier Gesichtspunkten zu betrachten, um zu entscheiden, wie mit ihr zu verfahren ist:

1. Kontext
2. Verfügbare Zeit
3. Verfügbare Energie
4. Priorität

Im Wochenrückblick werden dann die Aufgabenlisten und Kalender überprüft. Es bietet sich an, hier die nächste Woche zu planen. Gerade im oft hektischen Agenturalltag ist es wichtig nicht den roten Faden zu verlieren. Es ist naheliegend auf eine solche Strukturierungsmethode zurückzugreifen. Besonders nützlich für unseren Arbeitsalltag sind das Verfassen von Wochen- und Monatszielen, sowie ihre Überprüfung durch Reportings. Da jeder nur ein Teil des Ganzen ist, ist es wichtig frühzeitig zu erkennen, ob wir uns im Zeitplan bewegen. So kann rechtzeitig auf eventuelle Probleme eingegangen werden. Besonders im Hinblick auf die Kundenzufriedenheit ein unbedingtes Muss!

Internet und soziale Netzwerke – Lust und Laster eines SEO

Nachdem wir mit „Getting Things Done“ eine Methode haben, die den Rahmen für unser tägliches Handeln vorgibt, geht es im weiteren Verlauf um den Feinschliff und die „besonderen Eigenheiten“, denen wir als SEOs und Teil des Internets unterliegen. Im Internet-Manifest wird es treffend ausgedrückt: „Das Internet ist der Sieg der Informationen.“ Eine endlose Flut von neuen Inhalten ergießt sich jeden Tag in den virtuellen Orbit. Als SEOs besteht unsere Arbeit zu einem nicht unwesentlichen Teil darin, Informationen zu selektieren und zu verarbeiten – den Finger immer am Puls der Zeit. Damit man in der nie endenden Informationsflut von Blogs, Micro-Blogs und sozialen Netzwerken nicht verloren geht, gibt es einige Tricks, die dabei helfen können, den Alltag zu meistern.

Als Teil der Internetbranche ist es für uns wichtig nicht nur unseren Alltag zu organisieren, sondern auch die Technik/Netzwerke, mit denen wir arbeiten. Dazu gibt es zahllose Tools wie Tweetdeck, Hootsuit, Tweetfeeder oder auch Trunk (siehe Artikel der SEO-Trainees). Zusätzlich gibt es kleine Richtlinien, die das eigene Nutzerverhalten im Netz regeln. So sind die sozialen Netzwerke und ihre „Pflege“ bisweilen ein sehr zeitintensiver Teil unserer Arbeit. Nur zu leicht halten sie die Nutzer in ihren Timelines gefangen. Dr. Pete fast in seinem Artikel „Google+ in 15 Minutes a Day“ auf SEOmoz schön zusammen, wie man dieser Falle entgehen kann.

• Mind Your Circles: Es ist nicht unbedingt notwendig allen Inhalten in den sozialen Netzwerken zu folgen. Stattdessen ist es ratsam, sich auf einige wichtige Kreise, Gruppen oder Listen zu beschränken.
• Flow With The Stream: “You have to let it go”! Es zählt, was aktuell ist. Daher ist es ratsam, nur kurz einzutauchen, die relevanten Informationen zu erfassen und wieder auszusteigen. Informationen, die in der Vergangenheit liegen werden nicht berücksichtigt. Wenn sie wichtig waren, werden sie wiederholt.
• Engage Your Base: Bei der kurzen Zeit, die man für seine sozialen Netzwerke zur Verfügung hat, sollte man sich auf einige wenige Kontakte beschränken, denen man mehr Aufmerksamkeit schenkt.
• Be Highly Visible: Es ist unnötig den ganzen Tag in sozialen Netzwerken zu verbringen. Es reicht, wenn es allen anderen so erscheint. Wahrnehmung ist alles! Daher sollte man in etwa 5 Minuten durch Antworten auf Nachrichten, Kommentieren von Posts, und Belohnen von Inhalten mit „Like“ und „+1“ auf sich aufmerksam machen.
• Give First, Then Ask: Jeder sollte mehr geben als nehmen! Daher sollte man weitere 5 Minuten damit verbringen Inhalte anderer Leute zu teilen und zu empfehlen. Be social! 😉 Dieser Punkt schließt an den vorherigen an.

The Flash-Reader

Nachdem wir mit der GTD-Methode unsere Struktur gefunden haben, Tools unseren Umgang mit dem Internet optimieren und wir der Informationsflut der sozialen Netzwerke mit einem eisernen Verhaltenskodex begegnen, bleiben noch immer einige Artikel, die es unbedingt wert sind, genauer betrachtet zu werden. Leider ist Zeit ein knappes Gut im Agenturalltag. Bei der möglichst schnellen Auffassung möglichst vieler relevanter Inhalte hilft Speedreading.

Speedreading ist eine Möglichkeit, Texte überdurchschnittlich schnell zu lesen und trotzdem den Kontext des Inhaltes entnehmen zu können. Dadurch kann man theoretisch mehrere tausend Wörter (!) pro Minute lesen. Grundgedanke dieser Technik ist, dass beim Lesen nicht die einzelnen Buchstaben erfasst werden, sondern ganze Wörter und Wortgruppen. Diese sind durch vielfache Wiederholung als Bild mit der zugehörigen Bedeutung im Gehirn abgespeichert. Die Wörter/Bilder werden beim Lesen mit bereits abgespeicherten Wörtern/Bildern abgeglichen und in einen Verständniszusammenhang gebracht. Neben der Schriftart ist auch die Groß- und Kleinschreibung ein wesentlicher Faktor für das Verständnis von Wörtern. Wenn sich der Text in Spalten befindet, können sogar ganze Zeilen als vordefinierte Wortgruppe erfasst werden. Dadurch können Texte nicht nur horizontal, sondern auch vertikal gelesen werden.

Beispiel: Gmäeß eneir Sutide eneir elgnihcesn Uvinisterät ist es nchit witihcg, in wlecehr Rneflogheie die Bstachuebn in eneim Wrot snid, das ezniige was wcthiig ist, ist, dass der estre und der leztte Bstabchue an der ritihcegn Pstoiion snid. Der Rset knan ein ttoaelr Bsinöldn sien, tedztorm knan man ihn onhe Pemoblre lseen. Das ist so, wiel wir nciht jeedn Bstachuebn enzelin leesn, snderon das Wrot als gseatems.

Es gibt mehrere Techniken zum Erlernen des Speedreadings, die sich voneinander jedoch kaum unterscheiden. Gemeinsam ist ihnen das Vermeiden zweier wesentlicher Effekte:

Regression: Ständiges Zurückkehren zu Wörtern, Sätzen und Absätzen, von denen man glaubt, man hätte sie nicht richtig verstanden.

Rücksprünge: Unwillkürliches Zurückkehren der Augen zu bereits gelesenen Wörtern und Sätzen. Oft handelt es sich dabei um eine unbewusste Handlung.

Grundlage des Speedreadings ist die tägliche Übung. Darüber hinaus gibt es einige Tipps, die das erlernen unterstützen. Martin Krengel hat einige von ihnen zusammengestellt:

1. Lesegeschwindigkeit dem Text anpassen: Beim Lesen muss man immer einen Kompromiss zwischen dem Verständnis und der Schnelligkeit machen. Einfache und unwichtige Texte kann man überfliegen, „Harte Brocken“ erst Grob- und Querlesen bevor man tiefer einsteigt.
2. Gesetz der erzwungen Effizienz: Wer sich selbst zum schnellen Lesen zwingt, liest auch schneller. Dadurch wird Selektion erzwungen und Abschweifung vermieden.
3. Zeitmanagement beim Lesen: Nicht mit den Augen zurückspringen oder leise mitsprechen! Nicht jedes Mal, wenn man etwas nicht verstanden hat, ist es sinnvoll zurückzuspringen. Vieles ergibt sich später aus dem Zusammenhang. Wer zu langsam liest, liest meist unkonzentriert, die Gedanken schweifen ab. Deswegen ist volle Power und vollkommener Fokus auf den Text durch ein selbst gesetztes Text-Ziel sehr förderlich.
4. Scheinwerfer statt Taschenlampe: Sätze sollten in sinnvolle Wortgruppen unterteilt werden. Es soll versucht werden | eine Textspanne von 3-4 Wörtern | zu erfassen. Dabei | schweift man über die Zeilen | wie ein Autoscheinwerfer.
5. Wortschatz anreichern: Je reichhaltiger der Wortschatz, desto besser das Textverständnis.
6. Visualisieren: Durch das Assoziieren mit vorstellbaren Bildern werden das Verständnis beim Lesen und die Erinnerung erhöht.
7. Textrebellen: Während der Schulzeiten hat sich die Annahme in unserem Kopf manifestiert, Texte seien linear, d.h. man beginnt vorn und liest Zeile für Zeile nach hinten durch. Besser ist es sich vor dem Lesen einen Überblick zu verschaffen und dann selektiv zu lesen.
8. Strukturlesen: Jeder Text hat eine Architektur. Jedes Strukturelement hat eine Funktion. Es gibt Passagen zur Rechtfertigung, Methodenbeschreibungen oder Implikationen. All diese Elemente sind „Ballast“, den man vernachlässigen kann, um sich dem Wesentlichen zu widmen.

Durch die im Verlauf des Textes beschriebene GTD-Methode, die Tools, einige Richtlinien und das Speedreading sind wir jetzt schnell und organisiert. Leider reicht auch das noch nicht um allen Eventualitäten des Arbeitstages zu begegnen. Deshalb haben wir uns den wichtigsten Tipp für den Schluss bewahrt: Immer einen kühlen Kopf bewahren! 😉

Eure SEO-Trainees

Weitere Informationen gibt es unter den folgenden Links:

Gratis E-Book zu „Getting Things Done“, Informationen zum Speedreading: Deutsche Gesellschaft für Schnell-LesenWas zum ansehen: Learn to Speedread und How to Speedread